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Cómo implementar eficazmente un proyecto en su área TI

¿Le gustaría dar inicio a un proyecto de TI y no sabe cuál es el mejor método para empezar?

Tomar la decisión de implementar un nuevo proyecto en el área TI es complejo cuando no hemos identificado o dimensionado la mejor forma de desarrollarlo, por ello, es necesario determinar una metodología que rija cada una de las actividades de principio a fin.

Para comenzar a hablar del tema es importante mencionar que un proyecto es un conjunto de actividades que se desarrollan para alcanzar un objetivo y para garantizar que se cumpla satisfactoriamente. Es necesario tener identificadas y bien estructuradas cada una de sus fases, de manera que se alcancen objetivos específicos como cumplimiento en calidad, tiempo y satisfacción entre las partes interesadas.

Este artículo tiene como objetivo recomendarles la siguiente metodología para implementar efectivamente un proyecto en su área de TI, sin importar la industria a la cual pertenezca.

 

  1. Etapa de inicio y planificación:
    Identificación de las partes interesadas que van a ser partícipes del proyecto, con el fin de asignar roles, responsabilidades, además, fijar prioridades y definir estrategias. Posterior a ello, se diseña un plan de trabajo que contenga por escrito el plan de comunicación, funciones del equipo de trabajo, levantamiento de requisitos, control de cambios, plan de riesgos, entre otros.

  2. Análisis de la situación actual:
    Con el fin de conocer todo el panorama que comprende el proyecto, se procede a la recolección de datos, la identificación de consideraciones importantes a tener presentes en la fase de diseño y el detalle de los requerimientos y necesidades.
    Es de suma importancia haber identificado previamente las partes interesadas apropiadas para que el entendimiento de las necesidades sea el adecuado

  3. Diseño del plan de acción:
    Con base en el análisis previo de la situación y teniendo en cuenta el objetivo a lograr, se determinan las estrategias, actividades y tácticas a seguir con una fecha límite como meta de cumplimiento. Es importante incluir dentro de este cronograma el establecimiento de un plan de pruebas por escrito, que dimensione cada uno de los escenarios posibles para probar con los respectivos actores que intervendrán.
    - La realización de un registro del alcance, la estrategia y las consideraciones del proyecto por escrito, impiden que se pierda de vista el foco inicial.


  4. Ejecución del plan:
    Después de que el plan de acción propuesto sea revisado y aprobado, lo siguiente a realizar es la implementación de lo diseñado dentro de un ambiente de desarrollo con el fin de tener más control de los cambios que se van a realizar antes de pasar a producción, y así evitar posibles inconvenientes en la plataforma oficial o productiva, de ahí la importancia de contar con dos ambientes para la ejecución (pruebas y producción).
    ¿Esta fase puede variar?
    Si, en el caso en que haya una aprobación parcial de la fase de diseño, se puede ir ejecutando solo en ambiente de pruebas aquellas definiciones que no impliquen un alto riesgo en el proyecto, con el objetivo que los tiempos de entrega sean optimizados.
    • Una vez sea aprobada la implementación y pruebas en ambiente de desarrollo se ejecutará en ambiente de producción.

  5. Evaluación de resultados:
    Es la etapa final del proyecto, donde se realizan las valoraciones pertinentes a los resultados obtenidos. En esta fase, se recomienda tener una memoria técnica (documento) de lo realizado durante el proyecto, donde se describa de manera muy general lo implementado, las conclusiones y recomendaciones, ya que permite evaluar si el objetivo inicial fue cumplido o no y cuáles fueron las lecciones aprendidas entre las partes interesadas para identificar así mejoras futuras en la implementación de un proyecto.

La metodología descrita es una práctica de uso común que definida y aplicada sistemáticamente dentro de la organización permitirá el cumplimiento a cabalidad del objetivo inicial; también es importante tener en cuenta que dependiendo del tipo de proyecto y la tecnología usada, se puede aplicar “crunching” (ejecución de tareas en forma paralela) para optimizar los tiempos de entrega o incluso aplicar prácticas de agilismo.

Finalmente, es recomendable adoptar otras prácticas aplicables a todas las fases de proyecto como son la participación y comunicación activa del cliente, monitorización permanente en todo el ciclo de vida del proyecto y documentación continua para tener evidencia de lo planeado versus lo ejecutado.



Mónica Maria Ovadía Cardona
Consultor CSI